Wikibase Documentenkluis

Wat is de Wikibase Documentenkluis?

De Documentenkluis is een oplossing van Wikibase Solutions voor organisaties om (privacy gevoelige) documenten en gegevens veilig te delen en op te slaan. De kluis maakt het makkelijk om aan richtlijnen te voldoen die met informatie beveiliging te maken hebben, zoals de AVG richtlijn.

Bovendien integreert de kluis perfect met wiki's voorzien van CSP Basis.

Wat heeft de Documentenkluis te bieden?

De kluis bevat alle functionaliteit die nodig is voor een goedwerkende digitale omgeving voor mediators. Lees hieronder welke belangrijke features dit zijn. Mist u iets of wenst u meer mogelijkheden? Wij kunnen de Documentenkluis door ontwikkelen volgens uw wensen.

Use cases:

Mediation

Als mediator deel je vaak documenten met cliënten zoals een ouderschapsplan of convenant. Daarnaast ontvang je regelmatig kopieën van paspoorten, polissen, rekening courantoverzichten, geboorteaktes en contracten. Het is van groot belang deze documenten overzichtelijk te bewaren. De documentenkluis biedt dit overzicht. Daarnaast hoeven er geen losse mails verzonden te worden maar is het eenmalig delen van de beveiligde link voldoende om de cliënten toegang te geven.

Zorgprofessionals

In de zorg komen professionals al snel in aanmerking met een dossier van patiënt of cliënt. Dit dossier bevat vaak vertrouwelijke persoonsgegevens die moeten worden behandeld volgens de AVG richtlijn en niet voor onbevoegden toegankelijk mogen zijn. Het is echter wel van belang dat deze documenten kunnen worden gedeeld met andere zorgprofessionals. De documentenkluis biedt de mogelijkheid om de kluis te delen met de mogelijkheid om de kluis na bepaalde tijd automatisch te sluiten voor buitenstaanders.

Verzekeringsmaatschappijen

In de verzekeringssector is het essentieel om vertrouwelijke informatie veilig en efficiënt te beheren. Verzekeringsmaatschappijen hebben te maken met een breed scala aan documenten met gegevens die onder de AVG vallen zoals polissen, claims, schadeafhandelingen en andere documenten met persoonsgegevens. Deze informatie moet niet alleen veilig worden opgeslagen, maar tegelijkertijd toegankelijk zijn voor geautoriseerde medewerkers en andere partijen.

De documentenkluis biedt verzekeringsmaatschappijen een veilige en gecontroleerde omgeving om deze documenten op te slaan en te delen.

Overige

Naast specifieke use cases in sectoren zoals de zorg, juridische dienst- verlening en de verzekeringsbranche is de documentenkluis een waardevolle oplossing voor bedrijven in sectoren die te maken hebben met het opslaan en delen van privacygevoelige documenten. Of het nu gaat om financiële rapporten, klantgegevens, personeelsdossiers of contracten, elk bedrijf dat persoonsgegevens of andere vertrouwelijke documenten moet beheren, kan profiteren van de beveiliging en efficiëntie die de documentenkluis biedt.

Hoe ziet de Documentenkluis er uit?

Beelden zeggen vaak meer dan tekst. Hieronder is een aantal screenshots toegevoegd ter verduidelijking.

Het is belangrijk om te weten dat wij elke omgeving aanpassen aan de huisstijl van uw organisatie.

Voorbeeld Documentenkluis in Mediation-omgeving. Overzicht voor de Mediator.

Voorbeeld Documentenkluis in Mediation-omgeving. Overzicht van kluislink.

Testimonial

Wij zijn trots op ons werk en willen u graag positieve feedback tonen van klanten die u voorgingen

Wij wilden een stap maken in het veilig en efficiënt omgaan met documenten, cliënt-persoonsgegevens, dossiers, advocaat, bestaande software en de boekhouding. En daarmee onze processen verbeteren.

Wikibase begreep hoe wij werken en denken en kwam met 2 oplossingen: ’n alles-in-één mediation pakket en een aparte kluis voor AVG proof delen en bewaren van (cliënt)documenten. Dit blijkt in de praktijk een gouden greep te zijn. Een enorme verbetering in gebruiksgemak en efficiëntie! Wij zijn zeer content over deze professioneringsslag en ook onze cliënten reageren enthousiast op de veilige en eenvoudige manier van data uitwisseling.

We hebben steeds op een prettige en professionele manier samengewerkt; op tijd en binnen het gestelde budget.

Ook in de gebruiksfase ondersteunt Wikibase ons als dat nodig is.

Developer log

Meer weten over hoe de Wikibase Documentenkluis is opgebouwd? Lees hier onze developer log.

WSHash extensie

Om veiligheid te garanderen, maakt de kluis gebruik van de WSHash extensie. Deze extensie hebben wij ontwikkeld om (vertrouwelijke) informatie om te zetten naar een onherkenbare hash. Deze onherkenbare hash kan vervolgens alleen 'herkenbaar' worden gemaakt met gebruik van een parserfunctie in de WSHash extensie. De kluis gebruikt deze WSHash bij verschillende componenten, zoals voor de bestanden in de kluis en voor de link om de kluis te bekijken. Deze link is overigens beperkt geldig en kan te allen tijden ongeldig worden gemaakt. De WSHash extensie is niet publiek toegankelijk. Hierdoor is het niet mogelijk om de hash die de gebruiker bijvoorbeeld in de URL ziet, te ontcijferen naar nuttige informatie. Wij schenken veel aandacht aan het veilig houden van deze extensie. Hiervoor nemen wij diverse maatregelen, zo zijn wij ISO27001:2022 gecertificeerd. Bekijk hier ons ISO certificaat.

Wat is een hash?

Bij hashing haal je gegevens door een formule en krijg je een reeks tekens terug: een zogenaamde hash. Het is, zoals encryptie, een manier om online data te beveiligen tegen hackers en cybercriminelen.

Publiek en privé documenten

Het is mogelijk om documenten in de kluis privé of publiek te maken. Documenten die zich in het privé deel van de kluis bevinden, zijn alleen zichtbaar voor de mediator. Publieke documenten zijn niet zichtbaar voor iedereen, alleen voor mensen met de juiste link naar de kluis. Om dit mogelijk te maken, wordt er gebruik gemaakt van MediaWiki functionaliteiten en parserfuncties. Wij zorgen dat deze up-to-date blijven en voldoen aan gebruikelijke veiligheidsnormen.

Eric-Jan van KakerkenKlanttevredenheid, behoeften van de klant, middelen, strategie, financiën, marketing