Wikibase Mediation software: gemak voor mediator, cliënten en advocaat

Wat is Wikibase Mediation software?

Mediation software van Wikibase Solutions biedt mediators een complete en gebruiksvriendelijke omgeving om al hun informatie overzichtelijk te beheren. Alle informatie op één plek in de cloud. De omgeving is geheel afgestemd op de AVG richtlijn. De applicatie is daarnaast extra beveiligd, zodat privacy gevoelige informatie niet op straat komt te liggen.

Wat heeft de Wikibase Mediation software te bieden?

De oplossing biedt mediators alle functionaliteit die nodig is voor een goedwerkende digitale omgeving, het is een echte software assistent. Eenvoudig te implementeren. U bespaart uren per dossier: meer tijd voor klanten en minder tijd aan administratie. Lees hieronder de belangrijkste voordelen en features. Mist u iets? Laat het ons weten, wij kunnen het systeem doorontwikkelen naar uw wensen.

CRM

Cases/Dossiers

Documenten

Documentenkluis

Facturatie

Koppeling banksoftware

Sales funnel

Collectie handige documenten

Directe toegang afhechtingsadvocaat

Beveiliging

Dashboard

Koppeling Split-Online

Toegang externe adviseur

Kennisbank

Support

CRM legt de informatie van alle betrokken partijen bij de mediation overzichtelijk vast: cliënten, advocaat, adviseurs en overige externe partijen. Door filtering van de gegevens kan eenvoudig op één of meerdere partijen worden gezocht in de gehele administratie. Afhankelijk van de gebruikersrechten wordt informatie afgeschermd.

De totaaloplossing biedt veel mogelijkheden om het de mediator makkelijk te maken. Een handig overzicht van alle dossierinformatie: cliënten, hun documenten, overeenkomsten, facturen, documenten en Raad voor Rechtsbijstand toevoeging en beslissing. Veelvoorkomende dossier documenten zoals convenant, ouderschapsplan en rapportage worden automatisch samengesteld met de informatie uit het dossier. De mediator kan gespreksverslagen of andere input met de smartphone dicteren op elke plaats in het systeem. Transcriptie en opslaan van meetings met behulp van AI is een handige feature.

Elk dossier bevat een beveiligde documentenkluis om privacy-gevoelige informatie te bewaren. Documenten in deze kluis zijn alleen voor de mediator zichtbaar, maar kunnen ook gedeeld worden door een versleutelde link of 2FA (factorauthenticatie). Dit is handig om documenten te delen met cliënten, advocaat, verzekeraar of hypotheekverstrekker. Daarbij biedt de documentenkluis de mogelijkheid om documenten voor bepaalde tijd zichtbaar te maken voor cliënten. Meer weten over de kluis? Lees dan dit artikel.

Maak gemakkelijk facturen aan in de applicatie en behoud overzicht. Bovendien kunt u facturen gemakkelijk opslaan of automatisch mailen aan de klant. Gebruikt u een online boekhouding? Wikibase Mediation exporteert de factuurgegevens in een batch naar het boekhoudpakket waar de gegevens op de juiste grootboekrekening worden opgeslagen. Facturatie in Wikibase Mediation en online boekhouden, zonder dubbele gegevens.

Voor de mediator die het nut inziet van digitalisering zijn koppelingen van groot belang om informatie in en uit software te krijgen. Koppelingen door imports, exports of real-time synchronisaties verminderen immers dubbel werk en fouten. De Wikibase Mediation oplossing biedt koppelingen of integraties waar gevraagd.
Populaire koppelingen zijn:
Online bankieren, zoals Exact Online;
Software voor alimentatieberekeningen, zoals Split Online;
Software voor pensioenberekeningen;
Kennisplatforms, zoals de Scheidingsdeskundige

De meeste mediators maken gebruik van online banksoftware. Exact Online wordt vaak gebruikt door grotere organisaties. Van facturen die aan cliënten worden gestuurd, maken wij een export die op de juiste debiteuren grootboekrekening in Exact Online wordt geboekt. Deze export batch wordt vaak rond de maandafsluiting gemaakt. Dubbel werk, met de kans op fouten, wordt met deze koppeling weggenomen.

Met de geïntegreerde sales funnel behoudt u eenvoudig het overzicht over uw toekomstige werkzaamheden en acties. Tijdens een eerste gesprek slaat u snel en gemakkelijk alle belangrijke informatie van een prospect op, direct via uw telefoon. Maar ook het documenteren van waardevolle details die kunnen helpen om relaties te versterken en de communicatie te verbeteren. Denk hierbij aan een kort verslag van het (eerste) telefoongesprek. Deze prospect kan later automatisch worden omgezet in een dossier. Zo kunt u niet alleen beter anticiperen op het verwachte aantal klanten, maar ook uw planning efficiënter maken.

Van veel voorkomende documenten is een collectie gemaakt die handig is opgesomd met snelkoppelingen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende documenten:
Mediationovereenkomst;
Algemene voorwaarden;
Checklist voor de mediator;
Checklist na scheiding;
Geheimhoudingsverklaring derden;
Protocol bij niet betalen;
Betalingsherinnering 1;
Betalingsherinnering 2;
Aanmaning;
Standaardbrief aan cliënten;
Uitleg toevoeging;
Akkoord cliënten intrekking toevoeging;
Declaratieformulier toevoeging;
Resultaatsbeoordeling RvR;
Checklist benodigde documenten afwikkeling scheiding;
Inventarisatie t.b.v. het ouderschapsplan;
Persoonlijk overzicht inkomsten en uitgaven;
Lastenoverzicht en lastenverdeling in de overgangsperiode voor de scheiding;
Factsheet pensioenverdeling voor cliënten;
Model opvragen informatie bij pensioenuitvoerder;
Modelverklaring afzien bijzonder partnerpensioen;
Mededelingsformulier verdeling ouderdomspensioen;
Volmacht jongmeerderjarige kind;
Tips voor het gesprek met de kinderen;
Voorbereiding gesprek met de kinderen;
Kindverklaring met toelichting;
KIES Kindplan / KIES Jongerenplan / KIES Kleuterplan;
Geweldloze communicatie (voor gespreksvoering);
Tijdregistratieformulier;

Over de rol van afhechtingsadvocaat bij echtscheidingen is veel te doen. Deze gespecialiseerde advocaten liggen onder een vergrootglas bij de Landelijke Organisatie Toezicht Advocatuur. Hierdoor stelt de advocaat meer en meer eisen aan de mediator en het dossier dat bij de rechtbank wordt ingediend. De afhechtingsadvocaat heeft direct toegang tot de Documentenkluis en daarmee tot het dossier. De advocaat heeft alle documentwijzigingen overzichtelijk in beeld en kan correcties doorvoeren. Verschillende versies worden eenvoudig vergeleken en teruggedraaid of vervangen. De mediator ontvangt hiervan een notificatie. Samen werken in hetzelfde systeem. Dit bespaart de advocaat en mediator enorm veel tijd. Afhechtingsadvocaten hebben een actieve rol in de (door)ontwikkeling van het Wikibase Mediation systeem.

Om informatie veiligheid te garanderen, zijn er verschillende maatregelen genomen. Zo zijn documenten die in de kluis staan niet publiek toegankelijk, maar uitsluitend met 2FA (factorauthenticatie). Daarnaast zijn documenten versleuteld (hash), zodat documenten onherkenbare namen hebben voor onbevoegden. Deze combinatie samen met de beveiliging die onze wikisoftware standaard biedt, zorgt voor een ijzersterk en waterdicht systeem. Bij Wikibase Solutions schenken wij veel aandacht aan de veiligheid van informatie. Zie hier ook ons ISO27001:2022 certificaat.

Met behulp van het dashboard en diverse overzichtsrapporten krijgt u direct inzicht in de omzet (per mediator) en per periode. Daarnaast ziet u in één oogopslag welke dossiers nog gefactureerd en/of gedeclareerd moeten worden en heeft u toegang tot andere belangrijke statistieken om uw administratie efficiënt te beheren.

Split-Online is een populair alimentatierekenprogramma voor de mediation professional. Wikibase software heeft een koppeling met Split-Online. Hiermee worden gegevens tussen de twee systemen uitgewisseld. De architectuur van het Wikibase Mediation Alles-in-1 pakket ziet er zo uit:

Zoals de afhechtingsadvocaat kan de mediator een adviseur (bijvoorbeeld hypotheekadviseur of financieel planner) toegang geven tot de Documentenkluis. Hiervoor geven beide partijen expliciet akkoord, waarna de adviseur toegang krijgt tot een selectie van documenten.

Bij vragen staat onze helpdesk met productspecialisten voor u klaar. Zij zijn tijdens kantooruren bereikbaar per mail, online en telefonisch.

Hoe ziet Wikibase Mediation software er uit?

Beelden zeggen vaak meer dan woorden. Kijk hier hoe het systeem eruit ziet.

Testimonial

Wij zijn trots op ons werk en willen u graag positieve feedback tonen van klanten die u voorgingen

"Wij wilden een stap maken in het veilig en efficiënt omgaan met documenten, cliënt-persoonsgegevens, dossiers, advocaat, bestaande software en de boekhouding. En daarmee onze processen verbeteren.

Wikibase begreep hoe wij werken en denken en kwam met 2 oplossingen: ’n alles-in-één mediation pakket en een aparte kluis voor AVG proof delen en bewaren van (cliënt)documenten. Dit blijkt in de praktijk een gouden greep te zijn. Een enorme verbetering in gebruiksgemak en efficiëntie! Wij zijn zeer content over deze professioneringsslag en ook onze cliënten reageren enthousiast op de veilige en eenvoudige manier van data uitwisseling.

We hebben steeds op een prettige en professionele manier samengewerkt; op tijd en binnen het gestelde budget.

Ook in de gebruiksfase ondersteunt Wikibase ons als dat nodig is."

Bent u klaar om over te stappen?

Neem contact op en kom in gesprek met Jimmy van Delft of Eric-Jan van Kakerken.

Eric-Jan van KakerkenKlanttevredenheid, behoeften van de klant, middelen, strategie, financiën, marketing

Developer log

Meer weten over hoe de Wikibase Documentenkluis is opgebouwd? Lees hier onze developer log.